Giao tiếp nội bộ là nhân tố quan trọng góp phần hợp tác nhóm hiệu quả và tạo bầu không khí làm việc thoải mái. Khi xây dựng teamwork, hãy đảm bảo mọi người đều có thể nhận bàn giao công việc tại cùng một nơi. Điều này đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và cởi mở. Hiện tại, bạn có thể làm điều đó dễ dàng nhờ những ứng dụng chat tuyệt vời dưới đây. Tất cả sẽ giúp bạn quản lý giao tiếp nội bộ hiệu quả và đảm bảo toàn bộ thành viên đều nắm bắt được thông tin.
1. Slack
Slack là công cụ chat nhóm tại thời gian thực yêu thích của nhiều người. Để truy cập Slack, đầu tiên, bạn cần tham gia hoặc tạo nhóm. Sau đó, bạn sẽ thấy một giao diện đơn giản, thoáng mắt, chứa một vài kênh khác nhau. Các kênh này được dùng để nhóm cuộc trò chuyện theo nhiều chủ đề. Bạn cũng dễ dàng tạo kênh riêng nếu muốn. Bạn cũng có thể nhắn tin riêng hoặc tạo kênh cá nhân chỉ với một số đồng nghiệp.
Slack có một nhược điểm đáng tiếc là thông báo tin nhắn mới liên tục tại thời gian thực dễ khiến người dùng quá tải và mất tập trung. Nếu không muốn bị như vậy, hãy tinh chỉnh cài đặt thông báo trước khi sử dụng Slack.
2. BlogIn
Lập blog công ty đã được chứng minh là công cụ giao tiếp nội bộ tuyệt vời và là nền tảng lưu trữ kiến thức, đánh giá cùng mọi hoạt động của công ty. BlogIn mang tới giải pháp tạo blog nội bộ dễ sử dụng, cho phép nhân viên chia sẻ ý tưởng, tin tức, tri thức nhanh chóng, đề xuất ý kiến, đặt câu hỏi, nhận phản hồi. Mục tiêu chính của BlogIn là đảm bảo toàn bộ nhân viên luôn nhận được thông báo và cập nhật tình hình mới nhất của công ty bằng cách thu thập tất cả thông tin, kiến thức liên quan ở một nơi duy nhất. Nhờ đó, nhân viên không tốn thời gian tìm kiếm thông tin họ cần và dễ dàng đưa ra quyết định thông minh hơn.
3. Trello
Trello là nền tảng quản lý dự án tuyệt vời, đặc biệt phù hợp theo dõi và ghi nhớ nhiệm vụ, xem lại hoạt động nhóm trước đó. Khi mở ứng dụng, bạn có thể tạo nhiều bảng khác nhau, kèm card chứa nhiệm vụ. Ứng dụng cũng hỗ trợ phân công nhiệm vụ cho từng thành viên bằng cách di chuyển chúng từ card này sang card khác. Trello là lựa chọn quản lý và theo dõi sát sao mọi công việc đã hoàn thành, việc gì của ai còn dang dở. Tất cả nhiệm vụ đều có tính năng bổ trợ như upload file, label, checkbox, bình luận. Ngoài quản lý dự án, bạn cũng có thể thảo luận nó với thành viên trong đội.
4. Campfire
Campfire là công cụ giao tiếp dựa trên web, cung cấp mật bảo vệ nội dung chat nhó. Mỗi nhân viên có thể mời đồng nghiệp, nhà cung cấp, đối tác hay bất kỳ ai vào cuộc trò chuyện này. Ứng dụng cũng có tùy chọn chia sẻ file, văn bản và code. Đừng ngại thêm Campfire vào danh sách ứng dụng nhắn tin dựa trên web của bạn vì cài đặt tài khoản của nó thực sự dễ dàng và không mất nhiều thời gian.
5. Bitrix24
Bitrix24 là ứng dụng được thiết kế đặc biệt dành cho doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp. Nó tương tự Slack nhưng dễ dùng và hiện đại hơn nhiều. Điểm khác biệt chính ở đây là Bitrix24 cung cấp tính năng tạo kế hoạch. Ứng dụng này khuyến khích quản lý dự án bằng cách để nhân viên tạo cuộc gọi video nhóm, chia sẻ file và lịch trình.
6. eXo Platform
eXo Platform là mạng xã hội mã nguồn mở - công cụ nội bộ giao tiếp nhóm. Nó có thể tùy chỉnh hoàn toàn theo tất cả nhu cầu và yêu cầu của công ty. Nó mang tới giải pháp hợp tác không áp lực bằng cách cho phép mọi người tạo, chia sẻ file, bỏ phiếu và sử dụng bộ công cụ hỗ trợ công việc.
7. Fuze
Fuze là ứng dụng di động, desktop cung cấp môi trường giao tiếp nội bộ xuất sắc cho doanh nghiệp. Một nhân viên có thể nhanh chóng thực hiện cuộc gọi video HD, hội thảo video, tổ chức, tiến hành cuộc họp. Nó bao gồm cả công cụ Fuze Analytics giúp người dùng phân tích sự phát triển của doanh nghiệp và mọi loại dữ liệu liên quan. Fuze tích hợp Microsoft Outlook, Lync, Google Calender, Box và một số ứng dụng khác.
8. Glip
Glip là ứng dụng hợp tác và giao tiếp được thiết kế nhằm mục đích chăm sóc công việc hàng ngày của nhân viên được lưu trong ghi chú, nhiệm vụ, danh sách cần làm, lịch và trò chuyện. Ứng dụng hướng tới mục tiêu xóa bỏ các công việc kém hiệu quả như kiểm tra email, hòm thư đến thường xuyên. Đặc biệt, nó còn tích hợp tính năng gọi video tiện lợi.
Nhìn chung, Glip là ứng dụng quản lý công việc hoàn hảo trên đường đi và giúp bạn giữ liên lạc với đồng nghiệp và đối tác mọi lúc.
9. HipChat
HipChat là ứng dụng giao tiếp nội bộ khá nổi tiếng và dễ sử dụng. Nó cung cấp trò chuyện theo nhóm hoặc riêng tư, chia sẻ file, gọi video, chuyển đổi file không giới hạn, bảo mật truy cập trên máy khách… Vì giá thấp (miễn phí 5 GB lưu trữ, 25.000 tin nhắn có thể tìm kiếm hoặc trả 2 USD/tháng để sở hữu tính năng lưu trữ và lịch sử tìm kiếm vô hạn), HipChat là lựa chọn vô cùng hấp dẫn với doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp.
10. Microsoft Lync
Lync (tên cũ: Microsoft Office Communicator) là công cụ giao tiếp nội bộ do Microsoft phát triển. Bạn có thể sử dụng nó để nhắn tin tức thì và trò chuyện cùng các đối tác. Ứng dụng này hiện tại đã tích hợp toàn bộ công cụ Microsoft, tạo ra một nền tảng giao tiếp nhóm chất lượng, nhất là với những ai hâm mộ gã khổng lồ Redmond. Ngoài ra, nó cũng cho phép người dùng sử dụng liền mạch với Skype Business.
11. Redbooth
Redbooth là ứng dụng được thiết kế đặc biệt dành cho các hoạt động quản lý dự án và làm việc nhóm. Nó giúp người dùng xác định nhiệm vụ, thời điểm phải hoàn thành, ai cần làm nhiệm vụ đó. Nó cũng bao gồm tính năng chat room, gọi video chất lượng HD, chia sẻ tập tin, lập biểu đồ, tài liệu văn bản, báo cáo. Bằng cách hợp nhất cuộc trò chuyện vào nhiệm vụ dự án, mọi nhân viên đều có thể liên lạc với nhau và luôn được cập nhật tình hình mới nhất.
12. Skype
Skype là một trong những công cụ nhắn tin nội bộ tuyệt nhất mà hầu hết công ty đang sử dụng. Bằng cách cung cấp các tính năng như chat nhóm, chia sẻ file, gọi audio, video miễn phí, miễn phí cuộc gọi video nhóm, chia sẻ màn hình… Skype là công cụ phổ biến và hoạt động đơn giản nhất trong danh sách này.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ liên lạc hiệu quả hơn, hãy chuyển sang Skype Business (ra mắt vào năm 2015). Nó đem đến những dịch vụ tương tự như trên nhưng tích hợp thêm các ứng dụng Office, họp online, họp theo lịch trong Outlook và nhiều đặc quyền khác.
13. StaffConnect
StaffConnect là ứng dụng giao tiếp nội bộ khá chuyên nghiệp. Nó được sáng tạo nhằm kết nối đồng nghiệp, khuyến khích cuộc hội thoại hai chiều. StafffConnect giúp nhân viên cung cấp và lan truyền tin tức, chia sẻ thông tin, ảnh, video; cập nhật dữ liệu, hiển thị kết quả tới mọi thành viên trong nhóm… StaffConnect cũng đem tới bạn cơ hội quảng bá sự kiện trực tuyến và ngoại tuyến bằng cách liên kết họ tới trang liên quan.
14. Wrike
Wrike là công cụ quản lý dự án, phân công nhiệm vụ đáng dùng khác, cực phù hợp giao tiếp nội bộ trong công ty. Wrike cung cấp một nền tảng hợp tác hiệu quả, một nơi để bắt đầu thảo luận, chia sẻ tập tin. Mọi thông tin đều minh bạch để mọi người có thể bình luận, đưa ra ý kiến.
Lưu ý: Wrike không được thiết kế để lưu thông tin liên lạc hay biểu đồ. Nó là công cụ chuyên dành cho phát triển và chuyển giao dự án đúng hạn.
15. Yammer
Yammer là công cụ giao tiếp tuyệt vời, bao gồm hòm thư đến riêng cho những tin tức mới nhất, hợp tác tài liệu, không gian trò chuyện, chia sẻ file, tìm kiếm dựa trên ngữ cảnh… Nó giúp nhân viên kết nối cũng như làm việc cùng nhau trên nhiều lĩnh vực và vị trí khác nhau. Công cụ này cũng nằm dưới trướng của Microsoft. Nó dễ dàng tích hợp với các sản phẩm MS khác.
Bạn có thể tìm thấy nhiều ứng dụng giao tiếp nội bộ khác ngoài kia. Danh sách này chỉ liệt kê một số tên tuổi nổi bật nhất. Bạn thấy sao về chúng? Bạn thích ứng dụng giao tiếp nội bộ nào? Hãy chọn ứng dụng phù hợp nhất để xây dựng và phát triển truyền thông liên lạc giữa các nhóm, phòng ban trong công ty mình nhé!
