Hướng dẫn Một số thủ thuật với Word Office

[Teplice]

1. Tạo bookmart cho những văn dài

Với những tài liệu Word có nội dung dài thì việc tạo bookmark để đánh dấu vị trí bất kỳ trong văn bản nào sẽ giúp tìm kiếm dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian xử lý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện.

Có thể khẳng định, trên những tài liệu có nội dung dài, việc cuộn chuột đến những vị trí nhất định, chẳng hạn như những tiêu đề in đậm của đoạn văn bản bất kỳ, thường khiến người dùng mất nhiều thời gian và thao tác xử lý. Cụ thể hơn, việc cuộn chuột quá nhanh khiến bạn vượt qua chúng lúc nào không hay, nhưng nếu chậm rãi hơn thì bạn lại phải tốn nhiều công sức và thời gian để tìm kiếm.

Chính vì vậy, việc tạo nhiều bookmart trong tài liệu Word sẽ giúp bạn nhanh chóng truy cập đến các đoạn văn bản mình muốn thay vì phải căng mắt cuộn chuột.

Đáng chú ý, cách thức tạo bookmark cho tài liệu Word có thể áp dụng trên mọi phiên bản của công cụ soạn thảo văn bản này, bao gồm trên cả phiên bản Word 2003. Tuy nhiên, cách thức thực hiện sẽ có đôi chút khác biệt.

Theo đó, sẽ giới thiệu cách thực hiện trên Word phiên bản 2013. Để thực hiện, đầu tiên, bạn hãy đặt con trỏ chuột hoặc tô chọn vị trí mính muốn tạo bookmark.

Tiếp đến, bạn hãy chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon, chọn tiếp Bookmark trong vùng Links (vị trí chính giữa của thẻ Insert).

Trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn hãy đặt tên bất kỳ cho bookmark này. Lưu ý, tên bookmark phải bắt đầu bằng một chữ cái và không được chứa bất kỳ dấu khoảng trắng (phím Space) nào. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng ký hiệu gạch dưới “_” để phân tách các từ hoặc số.

Cuối cùng, nhấn nút Add để tạo mới một bookmark. Từ bây giờ, bạn có thể tạo thêm nhiều bookmark tại các vị trí khác trong văn bản.

Một khi đã tạo mới các bookmark, để truy cập đến chúng, bạn hãy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + G. Trong hộp thoại Go To vừa xuất hiện, bạn chọn Bookmark ở cột Go to What, sau đó chọn tiếp vị trí mình muốn trong khung Enter bookmark name và nhấn nút Go To. Lập tức Word sẽ “nhảy” đến vị trí đã đặt bookmark trước đó.

Như vậy là bạn đã hoàn thành xong các bước cần thiết để tạo, sử dụng và quản lý bookmark, khi áp dụng trong những văn bản dài thì tính năng này tỏ ra vô cùng tiện lợi.

2. Tách nền khỏi hình ảnh ngay trong Word

Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể dễ dàng tách các bối cảnh không cần thiết, qua đó giúp làm nổi bật chủ thể hay loại bỏ phần chi tiết gây mất tập trung, ngay trong giao diện soạn thảo Word mà không cần sử dụng các phần mềm khác.

Có rất nhiều lý do để bạn phải tìm cách chỉnh sửa một hình ảnh trước khi chèn chúng vào tài liệu Word của mình, chẳng hạn như hình ảnh chứa các chi tiết không mong muốn, chủ thể không nổi bật… Những lúc thế này, chắc chắn bạn sẽ bạn sẽ thường nghĩ tới những công cụ chỉnh ảnh chuyên nghiệp như Photoshop, Adobe Illustrator…

Tuy nhiên, nếu chỉ có nhu cầu tách nền khỏi ảnh đơn giản hay bức ảnh không quá phức tạp hoặc quá nhiều chi tiết cần phải chỉnh sửa, bạn có thể có thể sử dụng công cụ Remove Background có sẵn trên thanh công cụ của Word.

Để thực hiện, trước tiên, bạn hãy nhấn vào một hình ảnh được chèn sẵn trên giao diện soạn thảo, sau đó nhấn tiếp vào thẻ Format trên thanh công cụ/Ribbon.

Ở phía bên trái của thẻ Format, bạn hãy nhấn chọn Remove Background.

Lúc này, Word sẽ tự động xác định chủ thể và phần nền được ký hiệu bằng phần màu hồng như dưới đây. Mặc dù Word sẽ lựa chọn thiếu hoặc thừa phần nền hay chủ thể nào đó, nhưng bạn có thể kéo thả các điểm nút, khung, để tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.

Để chọn vùng chủ thể một cách chính xác hơn, bạn hãy nhấn vào tùy chọn Mark Areas to keep. Lập tức, con trỏ chuột sẽ được thay đổi thành biểu tượng cây bút. Khi nhấn vào một vị trí bất kỳ trên hình ảnh, bạn sẽ thấy một điểm nút được đánh dấu, đồng thời vị trí được chọn sẽ mở rộng hơn. Bạn cũng có thể kéo theo đường thẳng nhiều điểm nút để khu vực mở rộng được nhiều hơn.

Để xóa vùng bạn nhấn vào Mark Areas to Remove sau đó dùng chuột vẽ đường thẳng vào chính vùng muốn xóa là được.

Sau khi đã chọn những khu vực muốn lấy, bạn nhấn vào Keep Changes, Word sẽ tự động tách nền cho ảnh. Ảnh sau khi tách nền bạn có thể chèn hình nền khác, hoặc dán ảnh vào khu vực khác.

Để lấy hình ảnh trên Word, người dùng nhấn chuột phải chọn vào Save as Picture, tại Save as type bạn chọn định dạng PNG rồi lưu lại để ảnh có nền trong suốt. Nếu lưu dưới dạng JPG hay định dạng khác, ảnh nền cho sẽ có màu trắng.

Không chỉ Word, bạn cũng có thể áp dụng các thao tác tương tự cho PowerPoint, Excel và Outlook từ phiên bản 2010 trở lên.

 

[Teplice]

3. Cắt và dán nội dung trong Word

Với tính năng mặc định Office Clipboard, bạn có thể sao chép/dán liên tiếp 24 lần vào bộ nhớ tạm, qua đó giúp đơn giản hóa thao tác khi soạn thảo văn bản.

Sao chép/dán (Copy/Paste) có thể nói là một trong những thao tác được dùng nhiều nhất khi chúng ta soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, việc sao chép từ giao diện Word này sang giao diện Word kia thì bạn sẽ liên tục phải dùng Alt + Tab để chuyển đổi giữa hàng tá cửa sổ đang mở. Điều này thực sự rất chóng mặt và dễ khiến bạn cảm thấy nhàm chán.

Nhưng có một cách nhanh chóng mà cực kỳ đơn giản để hỗ trợ việc sao chép/dán liên tục giữa nhiều cửa sổ Word chính là sử dụng tính năng được tích hợp sẵn mang tên Office Clipboard. Thao tác này có thể áp dụng mọi phiên bản Word kể từ Word 2007 trở lên.

Theo đó, Clipboard không phải là một tính năng ẩn của Word, thay vào đó, vị trí của tính năng này là một biểu tượng khá nhỏ ở góc rên thanh công cụ của thẻ Home.

Khi nhấn vào biểu tượng này, bảng Clipboard sẽ lập tức xuất hiện. Bên cạnh đó, mỗi khi bạn sao chép một đoạn văn bản, hình ảnh, biểu đồ tại bất cứ đâu, bao gồm cả trình duyệt, chúng sẽ xuất hiện trong danh sách Clipboard. Danh sách này có thể chứa tối đa 24 mục, các mục được sao chép sau sẽ nằm bên trên các mục được trước.

Để dán mục mình muốn vào giao diện soạn thảo văn bản, bạn chỉ việc chọn vị trí mình muốn dán và nhấn vào mục tương ứng trên danh sách Clipboard.

Đối với các mục đang hiển trong danh sách Clipboard không còn giá trị nữa, bạn hãy nhấn phải chuột (hoặc nhấn vào biểu tượng mũi tên xuống) tương ứng và chọn Delete. Thậm chí là nhấn nút Clear All để “dọn trống” danh sách này.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh cách thức vận hành của Clipboard bằng cách nhấn nút Options. Tại đây, Word sẽ cung cấp một số tùy chọn như:

• Show Office Clipboard Automatically: tự động hiển thị Office Clipboard khi sao chép.
• Show Office Clipboard When CTRL+C Pressed Twice: tự động hiển thị Office Clipboard khi nhấn 2 lần tổ hợp phím Ctrl + C.
• Collect Without Showing Office Clipboard: tự động sao chép vào Office Clipboard mà không hiển thị danh sách Clipboard.
• Show Office Clipboard Icon on Taskbar: hiển thị biểu tượng Office Clipboard trên khay hệ thống Office Clipboard được kích hoạt (tùy chọn này được kích hoạt mặc định)
• Show Status Near Taskbar When Copying: hiển thị thông báo khi sao chép văn bản vào Office Clipboard (tùy chọn này được kích hoạt mặc định).