Bước qua cái bóng của người tiền nhiệm

Chúng ta đã từng nghe nhiều về các khó khăn khi tiếp quản một công việc mới, đó có thể là vấn đề hoà nhập văn hoá, bắt nhịp công việc, lập kế hoạch hay nỗ lực đạt chỉ tiêu. Riêng với những ai làm quản lý, trở ngại lớn còn nằm ở “cái bóng” của người tiền nhiệm.

Nhân sự từng phụ trách vị trí bạn mới nhận, có thể họ vừa nghỉ hưu, xin thôi việc, bị tái cơ cấu hoặc được đề bạt lên cấp cao hơn. Bất kể lí do là gì, thực tế chứng minh người tiền nhiệm là một trong những thử thách lớn dành cho bạn, dù họ không còn đảm nhận vị trí đó nữa. Bởi tác động của thói quen và xu hướng cảm xúc, hầu hết mọi người sẽ thường xuyên so sánh người thay thế với những gì người cũ đã làm, đặc biệt khó khăn hơn nữa nếu người cũ từng rất được lòng và gặt hái nhiều thành tựu rực rỡ.

Giống nhiều quản lý mới khác, bạn sẽ phát hiện ra rằng người tiền nhiệm của mình là nhân tài kiệt xuất và bây giờ bạn đang được đặt kỳ vọng phải vượt qua các thành tích của họ như lẽ dĩ nhiên. Ngay cả với các quản lý dày dạn kinh nghiệm, tiếp nhận vị trí quản lý tại công ty mới đã nhiều khó khăn, phải vượt qua cái bóng khổng lồ và thành công của người tiền nhiệm chính là điều khiến cho sự thay đổi công việc tăng tính phức tạp và thử thách bội phần.

Nhưng, chớ vội nản lòng, cùng CareerBuilder.vn tìm giải pháp ngay bây giờ nhé!
​

ĐÁNH GIÁ ẢNH HƯỞNG CỦA NGƯỜI TIỀN NHIỆM
Bên cạnh việc con người có xu hướng tự nhiên chống lại những thay đổi, khó khăn của bạn đến từ việc người tiền nhiệm đã thiết lập nên mối quan hệ bền chặt với các nhân viên khác trong nhóm. Chính mối quan hệ này khiến đội ngũ nhân sự hiện tại của bạn có cảm giác trung thành với người cũ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng sự thân thuộc này có thể đúng hoặc cũng có thể không phải là lý do chính đáng. Muốn đánh giá về ảnh hưởng của người tiền nhiệm, hãy giải đáp 3 điều này:
1. Mức độ trách nhiệm– Thuộc tính quan trọng nhất bạn cần đánh giá nhóm mới của mình đó là mức độ trách nhiệm họ thể hiện. Họ có thực hiện được các cam kết? Mặc dù chúng ta luôn yêu cầu nhân viên giữ tự chủ và trách nhiệm, nhưng thực tế sức ảnh hưởng của người tiền nhiệm có thể tạo nên lề thói, khiến nhân viên thể hiện ý thức mạnh mẽ về trách nhiệm khi triển khai các nhiệm vụ, hoặc ngược lại lơ là, xao nhãng. Mức độ trách nhiệm của từng cá nhân quan trọng vì nó tương quan đến hiệu suất cả nhóm.

2. Sự thôi thúc – Khía cạnh thứ hai mà bạn cần tìm hiểu là ý thức vốn có về những mong muốn. Hiệu suất cao là kết quả của động cơ và năng lượng. Để gặt hái kết quả mong đợi, bạn cần khiến cho tất cả nhân viên thấm nhuần mục tiêu, họ phải có đủ sự thôi thúc và động lực để tiến lên. Sớm nhận thức được động lực của tổ chức sẽ giúp bạn nhanh chóng thay đổi và phá vỡ những thói quen cũ khi cần thiết.

3. Văn phòng và môi trường làm việc– Cuối cùng, hãy đánh giá điều kiện làm việc mà người cũ đã tạo được cho nhân viên. Văn phòng có sạch sẽ, gọn gàng và được chăm sóc không? Các nhân viên có biểu lộ niềm tự hào? Môi trường làm việc quan trọng vì nó phản ánh người tiền nhiệm đã đối đãi và động viên cấp dưới của họ như thế nào. Đồng thời những điều kiện làm việc mà nhân viên đang có sẽ chỉ ra mức độ kỳ vọng của họ đối với bạn. Nếu nhận thấy họ được trang bị các máy móc tối tân trong khi tình hình kinh doanh công ty đang khó khăn, có lẽ bạn sẽ muốn hiệu chuẩn lại các mong đợi một chút. Nếu cơ sở hạ tầng quá kém và lỗi thời, bạn có thể tạo ấn tượng tốt với nhóm bằng cách đầu tư cải tiến môi trường làm việc cho họ.

Một khi đã dành thời gian đánh giá môi trường làm việc mới cùng với cách thức mà người tiền nhiệm từng làm với nhóm, bạn có thể nhanh chóng đột phá nhằm tạo dấu ấn riêng. Để làm được như thế, dưới đây là 6 CHỈ DẪN giúp bạn bước qua “cái bóng” người tiền nhiệm:
​

1. Tìm hiểu cặn kẽ nhất trong khả năng có thể
Chúng ta được khuyên rằng nên tìm hiểu tổng quát thông tin cần thiết liên quan đến vị trí dự tuyển, để biết xem liêụ có ai bị sa thải không hay họ được thăng chức. Trước ngày làm việc đầu tiên, hãy trao đổi với nhà tuyển dụng để biết chuyện gì đang diễn ra, vấn đề nào đang tồn tại nhằm chuẩn bị tâm lý phù hợp, sẵn sàng đối mặt với tương lai. Điều này giúp bạn có sức chịu đựng đồng thời nhanh chóng xây dựng chiến lược tiếp cận tình hình. Sự sắc bén giúp ích nhiều cho quá trình chuyển đổi vị trí quản lý, vì thế hãy đào sâu tường tận cốt lõi để biết điều gì cho phép bạn nhanh chóng vượt qua được dấu ấn mà người quản lý cũ để lại.

2. Ấn tượng đầu tiên là quan trọng, nhưng đừng khuôn khổ!
Như mọi vị trí mới, sẽ có cơ số thử thách khác nhau ập đến theo những cách bạn chưa từng trải qua. Nên khi thiết lập vai trò của mình, bạn cần tranh thủ xác định những điều như sản phẩm, khách hàng, những cái tên mới, gương mặt mới. Tất nhiên khi vào thực tế, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để biết rõ hơn về nhóm, cũng như cách mà họ hiểu bạn. Nếu gặp phải tình huống nhân viên trung thành với sếp cũ, nhớ đừng quên tầm quan trọng của việc thiết lập những tiêu chuẩn của bạn. Sớm sắp xếp buổi gặp “ra mắt” để giới thiệu phong cách làm việc, nói về những kỳ vọng dành cho nhóm và những điều họ có thể trông đợi ở bạn. Chia sẻ tầm nhìn tương lai. Đặt ra mục tiêu cụ thể nhằm để lại ấn tượng tốt đầu tiên.

3. Chia sẻ “lý lịch” cá nhân
Tạo kết nối với mọi người là một phần trong việc giúp để lại ấn tượng tốt. Chậm rãi tiếp cận và chia sẻ dần mỗi ngày một ít những kinh nghiệm cũng như lịch sử làm việc của mình với cấp dưới là cách tốt để được tin tưởng và giành lấy sự tín nhiệm. Mục đích ở đây không nhằm khoe khoang hay gây sự chú ý mà là để tạo uy tín và sự ủng hộ từ các thành viên. Muốn vượt qua người tiền nhiệm, bạn phải có mối quan hệ và sự kết nối tốt với cấp dưới. Bằng cách nhẹ nhàng tiết lộ chuyên môn, bạn đang đảm bảo và giúp nhân viên yên tâm rằng họ là mối quan tâm lớn trong tâm trí bạn.
​

4. Nhắc nhở nhân viên rằng thay đổi là tốt
Dù rằng bạn là thành viên mới trong bộ phận, còn người tiền nhiệm đã làm suốt nhiệm kỳ dài với kết quả tốt đẹp, nhưng như mọi thứ khác trong cuộc sống, vẫn còn có thể cải tiến công việc tốt hơn nữa. Để củng cố rằng sự thay đổi là điều tốt, hãy gặp gỡ từng người và hỏi xem đâu là những điều họ chưa tán thành, hoặc ý kiến nên làm gì để nhóm phát triển tốt hơn. Tìm kiếm những phản hồi thẳng thắn. Khi đã có đủ thông tin, bạn có thể tạo ra các chủ đề trò chuyện. Đứng trước toàn thể nhân viên trong buổi họp bộ phận kế tiếp, hãy nhấn mạnh vào một vài mục tiêu cụ thể và kế hoạch cải thiện tình hình của bạn. Đừng ngại kêu gọi nhân viên bước theo mình, đây sẽ là một trật tự mới. Nói về tương lai, nơi mà bạn nhìn thấy mọi người cùng nhau chia sẻ thành công.

5. Thiết lập kỳ vọng
Cách hiệu quả nhất để thoát khỏi sự ảnh hưởng và các “tàn dư” của người đi trước là thiết lập những kỳ vọng của riêng bạn. Sau buổi gặp mặt và chào hỏi ban đầu, hãy lên lịch họp định kỳ hàng tháng cho bộ phận, để phổ biến nhiệm vụ, cập nhật tiến độ và xử lý công việc nhịp nhàng. Như một phần trong lịch làm việc thông thường, mỗi lần họp đừng quên nhấn mạnh mục tiêu quan trọng cần tập trung đạt được trong tháng. Đơn cử như về trang phục, giờ giấc, tác phong, tinh thần… Dành thời gian giải quyết dứt điểm những vướng mắc cụ thể, những vấn đề đã diễn ra gần đây. Ví dụ như bạn vô tình nghe được những lời đồn thổi và bàn tán thiếu chuyên nghiệp trong giờ làm việc, hãy chia sẻ rằng trong bất kỳ hoàn cảnh nào, bạn cũng rất mong nhận được sự mở lòng, ủng hộ và tôn trọng của mọi người,.

6. Củng cố quyền hạn vì mục tiêu chung
Không có nghĩa rằng bạn bắt cả đội hành động như “lực lượng phản ứng nhanh” và tỏ thái độ doạ nạt ngay ngày đầu tiên. Nhưng bên cạnh việc gần gũi tìm hiểu tâm tư, bạn nên sớm củng cố sức mạnh cùng những yêu cầu cụ thể của mình để cấp dưới hiểu rằng bạn chính là người có thẩm quyền. Nhanh chóng củng cố các chính sách và thiết lập kỳ vọng để nói với nhân viên rằng bạn hướng đến công việc, điều này giúp bạn “sống tốt” bất kể “di sản” của người tiền nhiệm là như thế nào.

Vượt qua danh tiếng và “di sản” của người tiền nhiệm có thể là một thách thức “khó nhằn”, nhưng ngay khoảnh khắc bạn trở thành người quản lý nhóm nghĩa là bạn chịu trách nhiệm cho sự thành công của cả tập thể. Vì thế, rất cần bạn nhanh chóng gắn kết cùng nhóm và tạo ra thành công đáng nhớ cho sự nghiệp của mình.​